SURAT MENYURAT
1.
Arti dan Fungsi
Surat
Secara
umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun
karena kedinasan.
Surat
juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang
dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi
penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan
berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya
korespondensi.
Surat yang berfungsi sebagai
salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga
berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan
bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau
pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah
lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas
suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan
kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
2.
Syarat –
syarat surat yang baik
Surat
resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat secara resmi oleh seseorang,
perusahaan, atau lembaga untuk kepentingan dinas. Tiga hal penting yang perlu
diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang baik adalah sebagai berikut
:
1.
Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu :
- penyusunan letak bagian-bagian surat,
- pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi,
- pemakaian kertas yang sesuai ukuran : kuarto 21 x 29
cm, jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas,
tembus, (doorslag) untuk tembusan, warna: putih HVS untuk lembar
asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru muda untuk kertas tembus
untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2.
Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara
ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu,
dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat, seperti yang dikehendaki.
3.
Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah
bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat,
sopan, dan menarik. Selain ketiga hal di atas, syarat lain yang harus dipenuhi
dalam menyusun surat yang baik ialah :
·
memahami kedudukan masalah yang
dikemukakan;
·
memahami peraturan-peraturan yang
terkait dengan masalah itu;
·
mengetahui posisi dan bidang
tugasnya;
·
hal-hal yang terkait dengan
ketatausahaan.
3. Bahasa
Surat
Yang dimaksud dengan
bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan
dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu.
Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada
semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun
penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat,
penulis surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan
dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu,
meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh kalimat pembuka:
-
Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara…
-
Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk…
-
Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…
-
Seiring dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
-
Membalas surat Ibu tanggal…
-
Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Anda…
-
Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal… nomor…
-
Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
-
Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
Kesalahan yang boleh dikatakan sudah menjadi suatu salah
kaprah dalam surat-menyurat ialah penggunaan kalimat pembuka: Bersama ini kami kabarkan
bahwa…, atau Bersama surat ini saya beri
tahukan kepada Saudara bahwa…
Ungkapan bersama ini mengandung
arti ‘seiring dengan ini’, sedangkan kabar atau berita yang disampaikan itu
tidak seiring dengan surat itu, tetapi ada di dalam surat itu. Oleh karena itu,
bukan kata bersama ini yang hendaknya dipakai di
situ, melainkan katadengan ini atau dengan surat ini.
Mungkin karena pengaruh bahasa Belanda atau Inggris kita juga
menulis kalimat pembuka: Menjawab surat Saudara… padahal
yang dijawab bukan surat, melainkan pertanyaan yang ada di dalam surat yang
diterima. Dalam bahasa Indonesia, lebih tepat bila kita mengatakan/menulis: Membalas surat Saudara tanggal… atauMenjawab pertanyaan Saudara
dalam surat tanggal…
Kalimat pembuka yang dimulai dengan kata berhubung saja juga tidak tepat
karena ungkapan yang seharusnya digunakan ialah berhubung dengan. Misalnya, berhubung dengan kesehatan saya
hari ini agak terganggu… Boleh
juga kita mulai kalimat itu bukan dengan ungkapan berhubung dengan, melainkan
dengan kata karena: Karena kesehatan
saya hari ini… dan
seterusnya.
Ungkapan berhubung dengan menyatakan
hubungan pertalian, sedangkan kata karena dipakai
untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi ada perbedaannya: kata karena tidak dapat
diganti dengan kata berhubung. Ungkapan lain menyatakan hubungan pertalian
ialah:bertalian dengan, berhubungan dengan, sehubungan dengan, berkenaan
dengan, sejalan dengan.
Kalimat penutup surat juga
disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir surat kita, kita
menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat itu oleh karena
bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan sebagainya.
Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu alinea
penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.
Beberapa contoh kalimat
penutup:
-
Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.
-
Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja
sama Saudara yang baik.
-
Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian
Bapak.
-
Semoga laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan
atas perhatian Bapak.
4. Bagian-Bagian
Surat
Bagian-bagian surat yang saya akan
uraikan di bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat
resmi tersebut adalah sebagai berikut ini:
1. Kepala
Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga
disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi
penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi
mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi
alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
·
Logo atau lambang dari sebuah
instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
·
Nama instansi, lembaga, perusahaan,
atau organisasi tersebut,
·
Alamat instansi, lembaga,
perusahaan, atau organisasi tersebut,
·
Nomor telepon, kode pos, alamat
email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala
surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan
antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan
tanggal pembuatan.
2. Tempat
dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat
tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal
penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika
tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi
surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di
bagian surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990
3. Nomor
Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili
sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan
penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat
biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan
tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
·
Memudahkan pengaturan, baik untuk
penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
·
Mengetahui jumlah surat yang
diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
·
Memudahkan pengklasifikasian surat
berdasarkan isinya
·
Penunjukan secara akurat sumber
dalam hubungan surat menyurat.
Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013
4.
Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian
penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang
disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang
dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi
hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok
isi surat tersebut.
6. Alamat
Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan
dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam
(yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan
alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat
dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
·
Kata "kepada" pada alamat
dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan
karena sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
·
Menggunakan kata "Yang
terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
·
Menggunakan kata "Bapak",
"Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan
nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf
kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
·
Di setiap bari pada bagian alamat
dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
·
Menuliskan alamat orang atau lembaga
yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255
7. Salam
Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam
pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan
huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
8. Isi
Surat
·
Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama
yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang
disampaikan di alenia isi.
· Isi
Alendia isi berisi informasi yang
akan disampaikan.
· Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi
ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam
Penutup
Salam penutup merupakan penutup
surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami,
Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali
oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10.Nama
Jelas Pengirim dan Tanda tangan
Setelah salam penutup, terdapat nama
jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11.
Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang
menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung
12. Initial surat
Posisi ke 12 bagian surat resmi
tersebut di atas bisa saja berubah, tergantung format atau bentuk surat. Ke 12
bagian tersebut di atas merupakan bagian-bagian surat resmi, sedangkan jika
sobat ingin menulis surat yang sifatnya kurang atau tidak resmi ada bagian-bagian
yang dihilangkan seperti, kepala surat/ kop surat.
5.
Contoh-Contoh
Surat
Contoh contoh Surat - Terbagi atas Surat resmi, Surat Dinas, Surat Pribadi, Surat Dagang/Niaga untuk lebih lanjut mari kita lihat contohnya sebagai berikut:
1. Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan
juga maupun kepada organisasi/lembaga.
contoh surat pribadi
2. Surat Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan
kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah.
contih surat dinas
contoh surat resmi
3. Surat Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran
barang-barang/berhubungan dengan kegiatan dagang.
contoh surat dagang
Soal:
1.
Suatu
sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada
pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan,
pengertian dari..
a.
Surat* c.
Pengumuman
b.
Email d.
faximile
2.
Suatu alat bukti tertulis, alat
pengingat, alat bukti historis, duta organisasi dan pedoman merupakan..
a. pengertian surat c. syarat surat
b. fungsi surat * d. jenis-jenis surat
3. Bahasa
yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa
Indonesia merupakan salah satu dari…
a.
pengertian surat c.
syarat surat yang baik *
b.
fungsi surat d.
jenis-jenis surat
3.
Bagian
–bagian surat terdiri dari:…
a.
Kop
surat, tempat dan tanggal, nomor surat, lampiran, perihal
b.
Alamat
dalam, salam pembuka, isi surat, salam penutup
c.
Nama
jelas & tanda tangan pengirim, tembusan dan initial surat
d.
Semua
jawaban benar *
4.
Surat
dinas, surat pribadi, surat dagang merupakan..
a.
Pengertian
surat c.
syarat surat yang baik
b.
Fungsi
surat d.
contoh-contoh surat *
source :
http://desyantigularti.blogspot.com/2014/05/surat-menyurat.html
